Faire adhérer ses équipes à un projet de transformation est un défi crucial. Le changement génère la remise en cause des process, le suivi de nouveaux KPIs, l’obligation de modifier ses habitudes, la création de nombreux audits et rapports internes… Autant de contraintes nouvelles qui amènent les équipes à se questionner sur la pertinence d’un tel chantier ! La communication peut faire la différence entre le succès et l’échec d’une démarche de transformation. A condition qu’elle soit menée avec justesse et pertinence.
Voici 3 conseils et un cas d’école pour éviter les erreurs et adopter les bonnes pratiques d’une communication de transformation efficace. Partenaire de cabinets de conseil et de fédérations professionnelles, Pasquedelacom est régulièrement sollicité pour communiquer sur des projets de transformation, de repositionnement de marque, de nouvelle RSE ou de politique qualité…
1/ L'erreur à éviter : focaliser uniquement les messages sur les bénéfices
L’une des erreurs fréquentes dans la communication d’un projet de transformation est de se concentrer exclusivement sur les bénéfices attendus. Bien évidemment, les avantages tels que l’amélioration de la productivité, la réduction des coûts, l’augmentation de la satisfaction ou de la qualité du service rendu sont des messages importants à valoriser. Toutefois, une focalisation excessive sur ces aspects peut créer des attentes irréalistes et ouvrir la porte à la contestation. Les parties prenantes peuvent se désillusionner si les bénéfices promis tardent à se concrétiser ou si les défis ne sont pas bien anticipés.
Communiquer trop fortement sur les avantages peut également donner l’impression que les dirigeants essaient de masquer les préoccupations légitimes liées du changement. Cette perception peut engendrer de la méfiance et réduire la crédibilité de la direction. Les employés peuvent ressentir que leurs préoccupations et leurs difficultés ne sont pas prises en compte, ce qui peut entraîner une baisse de motivation et d’engagement. Il est donc crucial d’adopter une approche plus équilibrée et réaliste dans la communication du projet de transformation.
Pour des raisons de confidentialité, nous ne pouvons ni diffuser les vidéos, ni citer les entreprises concernées.
2/ La bonne pratique : reprendre de la hauteur de vue pour redonner du sens
Pour éviter les pièges d’une communication trop centrée sur les bénéfices, il est essentiel de reprendre de la hauteur de vue et d’adopter une approche holistique. Cela implique de replacer la transformation dans un contexte plus large et de communiquer d’abord sur une vision claire et inspirante. Cette vision doit expliquer pourquoi la transformation est nécessaire, comment elle s’inscrit dans les objectifs globaux de l’organisation et quel est l’impact qu’elle va générer à long terme.
En adoptant cette approche, l’entreprise peut redonner du sens au projet et aider les parties prenantes à comprendre les raisons sous-jacentes du changement. Il est important de souligner non seulement les bénéfices attendus, mais aussi les efforts et les défis à venir. Une communication honnête et réaliste permet de préparer les parties prenantes aux réalités du changement, réduisant ainsi les frustrations et renforçant la résilience face aux obstacles.
3/ Le bon conseil : adopter une approche didactique et authentique qui intègre les parties prenantes
Pour réussir la communication sur un projet de transformation, il est crucial d’adopter une démarche authentique, honnête et incarnée. La transparence établit la confiance : les dirigeants doivent partager les états d’avancement à échéance régulière, en communiquant sur les progrès réalisés et – dans une certaine mesure – les difficultés potentielles.
Il est crucial d’impliquer activement les parties prenantes dans le processus. Solliciter des feedbacks, organiser des sessions de questions-réponses et créer des forums de discussion permettent de recueillir les préoccupations et les suggestions, renforçant ainsi l’engagement et le sentiment d’appartenance. Valoriser les efforts et les succès intermédiaires maintient la motivation et l’enthousiasme. En partageant des exemples concrets de progrès et en reconnaissant les contributions de chacun, les dirigeants peuvent illustrer les bénéfices de la transformation et encourager la persévérance. Un plan de communication structuré, définissant objectifs, messages clés, canaux, calendrier et responsabilités, assure la cohérence et l’efficacité des messages.
Le cas d’école Pasquedelacom : la communication interne chez un géant de l’énergie français
En perte de compétitivité, un géant de l’énergie français s’engage dans un projet de transformation de grande ampleur : refonte du Système d’Informations, création de nouvelles applications digitales, modification des organisations et process, formation des équipes… Désireux de partager et de fédérer en interne, le cabinet de conseil chargé du projet de transformation a demandé à Pasquedelacom de travailler sur un support de présentation. Pour répondre à cet objectif, Pasquedelacom a réalisé une première vidéo didactique de 4mn en motion design, suivie de plusieurs vidéos thématiques plus ciblées. Le travail s’est effectué en plusieurs étapes :
1/ Réunions avec les équipes pour comprendre, analyser et décrire le projet de transformation (contexte, enjeux, problématiques, bénéfices, parties prenantes, situations concrètes…)
2/ Co-écriture avec les équipes de terrain d’un script détaillé, seconde par seconde, présentant la raison d’être du changement avec un exemple de process opérationnel intégrant les parties prenantes.
3/ Création du style graphique, choix des musiques et des voix-off, enregistrement en studio et mise en animation, dans un motion design très poussé, réalisé en partenariat avec une agence spécialisée.
4/ Validation par les équipes et remise des vidéos en haut définition pour une diffusion réservée à l’interne.
Mission validée pour Pasquedelacom. Les défis du changement sont compris et partagés. Les énergies peuvent se mobiliser. Le projet de transformation peut avancer.
